Σύμφωνα με την εγκύκλιο στη συνεδρίαση θα εκλεγεί συντονιστής, ένας/μία εκ των Γραμματέων των Ν.Ε. με αρμοδιότητες υπευθύνου Περιφερειακού Πολιτικού Εργαστηρίου, Κεντρικού Πολιτικού Προγράμματος στην Περιφέρεια, Επικοινωνίας καθώς και Περιφερειακού και Αναπτυξιακού Σχεδιασμού.
Κατά τη διαδικασία συγκρότησης, καταβάλλεται προσπάθεια για ομόφωνη απόφαση και σε διαφορετική περίπτωση με απόφαση των παρόντων με σχετική τουλάχιστον πλειοψηφία των παρόντων. Σε περίπτωση ισοψηφίας η Γραμματεία του Τομέα Οργανωτικού πραγματοποιεί κλήρωση.
